Política de Privacidad de KalendGO
Fecha de la última actualización: 4.12.2025
1. Introducción
La presente Política de Privacidad establece las normas de tratamiento de los datos personales en relación con el uso de la plataforma KalendGO, disponible en www.kalendgo.com y en forma de aplicaciones móviles para los sistemas iOS y Android.
KalendGO es una plataforma informática de tipo SaaS destinada a la gestión de horarios de trabajo, el registro de la jornada laboral y las liquidaciones laborales y salariales en organizaciones que emplean a trabajadores por turnos.
En función del tipo de datos y de la relación con el usuario, KalendGO puede tratar datos personales:
- como responsable del tratamiento de los datos personales, o
- como encargado del tratamiento de los datos personales en nombre del empleador (cliente de KalendGO).
Hacemos todo lo posible para que los datos personales se traten de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo («RGPD») y demás normativa aplicable.
2. Responsable del Tratamiento de los Datos Personales
El responsable del tratamiento de los datos personales es KalendGO, con domicilio social en Jaworze, NIP 9372776523, REGON 543350780.
Contacto: biuro@kalendgo.com
3. Tipos de Datos Recogidos
3.1. KalendGO como responsable del tratamiento
KalendGO es responsable del tratamiento de los datos personales en el ámbito de los datos de:
usuarios que representan a los clientes (p. ej. propietarios de empresas, administradores de cuentas),
personas que se ponen en contacto con KalendGO,
usuarios, en cuanto a los datos técnicos y estadísticos,
candidatos a un empleo o a una colaboración,
datos tratados con fines de marketing y comunicación de KalendGO.
3.2. KalendGO como encargado del tratamiento
KalendGO trata los datos personales de los trabajadores, contratistas y otras personas empleadas por el cliente exclusivamente como encargado del tratamiento, sobre la base de un contrato de encargo del tratamiento de datos personales (art. 28 del RGPD).
4. Alcance de los datos tratados por KalendGO como responsable
El responsable del tratamiento de los datos personales de los trabajadores es su empleador (cliente de KalendGO). KalendGO no utiliza los datos de los trabajadores para fines propios y los trata exclusivamente conforme a las instrucciones del responsable. Si eres trabajador u otra persona cuyos datos personales se tratan en el marco del uso de la plataforma KalendGO por parte de tu empleador, cualquier pregunta, exigencia o solicitud relativa al tratamiento de tus datos personales (en particular, relativa al ejercicio de los derechos derivados del RGPD) debes dirigirla directamente a tu empleador, que es el responsable del tratamiento de tus datos personales.
En caso de uso de la aplicación móvil de KalendGO y de activación por el trabajador de la función de registro de la jornada laboral con verificación por geolocalización, KalendGO trata datos sobre la ubicación del dispositivo móvil del usuario (datos GPS y datos de localización de red).
Los datos de localización se tratan exclusivamente con el fin de:
a) confirmar la presencia del trabajador en el lugar de prestación del trabajo en el momento de iniciar y finalizar el turno de trabajo;
b) verificar si el trabajador se encuentra en la ubicación designada por el empleador como lugar de prestación del trabajo.
KalendGO trata los datos de localización conforme a las siguientes reglas:
a) los datos se obtienen únicamente en el momento en que el trabajador utiliza activamente la función de registro del inicio o del fin del turno de trabajo; los datos no se recogen de forma continua ni en segundo plano;
b) los datos se almacenan en servidores protegidos del proveedor de infraestructura en la nube (Supabase) ubicados en el territorio de la Unión Europea;
c) el acceso a los datos de localización del trabajador corresponde exclusivamente al empleador que actúa como responsable del tratamiento de los datos personales del trabajador;
d) los datos de localización no se comunican a terceros con fines de marketing ni con fines distintos de los indicados anteriormente.
El trabajador tiene derecho a denegar los permisos de acceso a los datos de localización en los ajustes del sistema de su dispositivo móvil y a retirarlos en cualquier momento. La falta de consentimiento para el tratamiento de los datos de localización puede impedir el uso de la función de registro de la jornada laboral con verificación por geolocalización.
En cuanto al tratamiento de los datos de localización de los trabajadores, KalendGO actúa como encargado del tratamiento en el sentido del art. 28 del RGPD, actuando en nombre y sobre la base de instrucciones documentadas del empleador, que es el responsable del tratamiento de los datos personales del trabajador.
5. Fines del tratamiento de los datos (como responsable)
KalendGO trata los datos personales como responsable con los siguientes fines:
- celebración y ejecución del contrato de uso de la plataforma,
- gestión de las cuentas de usuario,
- comunicación relacionada con el funcionamiento de la plataforma,
- atención de solicitudes y consultas,
- garantía de la seguridad del sistema,
- análisis y mejora de las funcionalidades de la plataforma, realización de acciones de marketing (la comunicación de marketing se dirige exclusivamente a empresarios y a personas que representan a empresarios, utilizando datos de contacto profesionales),
- realización de procesos de selección y adopción de medidas dirigidas a establecer una colaboración con los candidatos.
6. Destinatarios de los Datos
Los datos personales se tratan sobre la base de:
- art. 6, ap. 1, letra b) del RGPD – ejecución del contrato,
- art. 6, ap. 1, letra c) del RGPD – obligaciones legales,
- art. 6, ap. 1, letra f) del RGPD – interés legítimo de KalendGO,
- art. 6, ap. 1, letra a) del RGPD – consentimiento (cuando resulte aplicable).
La información detallada sobre la relación entre las categorías de datos, los fines del tratamiento y las bases jurídicas se presenta en la tabla siguiente.
| Categoría de datos | Datos personales | Fin del tratamiento | Base jurídica (RGPD) |
|---|---|---|---|
| Datos de identificación y de contacto de los usuarios | nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono | Creación y gestión de la cuenta de usuario, ejecución del contrato de uso de la plataforma | art. 6, ap. 1, letra b) |
| Datos de acceso y autenticación | usuario, contraseña (en forma cifrada) | Garantizar un acceso seguro a la plataforma | art. 6, ap. 1, letra b) |
| Datos de comunicación | contenido de la correspondencia, solicitudes de atención al cliente | Contacto con el usuario, atención de consultas y reclamaciones | art. 6, ap. 1, letra b) o letra f) (garantizar una comunicación y una atención eficaces a los usuarios, así como determinar, ejercer o defender reclamaciones) |
| Datos técnicos | dirección IP, registros del sistema, datos del dispositivo | Garantizar la seguridad del sistema, prevenir abusos | art. 6, ap. 1, letra f) (protección del sistema informático y prevención del acceso no autorizado, así como determinar, ejercer o defender reclamaciones) |
| Datos de localización | datos GPS y datos de localización de red del dispositivo móvil del trabajador | Verificación de la presencia del trabajador en el lugar de prestación del trabajo durante el registro del inicio y del fin del turno de trabajo (tratados en nombre del empleador, responsable del tratamiento de los datos del trabajador) | art. 28 del RGPD – encargo del tratamiento; la base jurídica del tratamiento recae en el empleador como responsable del tratamiento de los datos personales del trabajador |
| Datos analíticos | datos estadísticos relativos al uso de la plataforma | Análisis y desarrollo de las funcionalidades de la plataforma | art. 6, ap. 1, letra f) (desarrollo y mejora de los servicios de KalendGO) o letra a) (cuando sea necesario) |
| Datos de marketing | datos de contacto, información sobre los consentimientos | Realización de la comunicación de marketing de KalendGO | art. 6, ap. 1, letra f) (promoción de los propios servicios de KalendGO) |
| Datos de facturación y contabilidad | datos de facturación, historial de pagos | Cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales | art. 6, ap. 1, letra c) |
| Datos relacionados con la seguridad | registros de seguridad, eventos del sistema | Detección de incidentes y protección frente a abusos | art. 6, ap. 1, letra f) (garantizar la continuidad del funcionamiento y la seguridad de la plataforma, así como determinar, ejercer o defender reclamaciones) |
| Datos de candidatos a un empleo o a una colaboración | nombre y apellidos, datos de contacto, información contenida en el CV y en los documentos de candidatura | Realización del proceso de selección y adopción de medidas dirigidas a la celebración de un contrato | art. 6, ap. 1, letra b) (actuaciones previas a la celebración del contrato, así como determinar, ejercer o defender reclamaciones) |
| Datos de candidatos para futuros procesos de selección | datos de contacto, CV | Inclusión del candidato en futuros procesos de selección | art. 6, ap. 1, letra a) (consentimiento del candidato) |
La comunicación de los datos personales es voluntaria, si bien en algunos casos resulta necesaria para celebrar o ejecutar el contrato de uso de la plataforma KalendGO. No facilitar los datos puede implicar la imposibilidad de crear una cuenta o de utilizar determinadas funcionalidades de la plataforma.
Los datos personales no se utilizarán para la toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles, de forma que produzca efectos jurídicos para los usuarios.
7. Transferencia de Datos Fuera del EEE
KalendGO recibe los datos personales del siguiente modo:
- directamente del usuario – en particular durante el registro de la cuenta, el uso de la plataforma, el contacto con KalendGO por correo electrónico, formularios de contacto u otros canales de comunicación;
- del cliente de KalendGO (el empleador) – en cuanto a los datos personales introducidos en la plataforma por el cliente en relación con el uso de los servicios de KalendGO, en particular los datos relativos a los usuarios de las cuentas y los datos tratados en nombre del empleador;
- automáticamente durante el uso de la plataforma – mediante el registro de datos técnicos e información sobre la actividad del usuario, tales como la dirección IP, los registros del sistema y la información sobre el dispositivo y el navegador;
- de terceros – en un alcance limitado, p. ej. de proveedores de servicios de autenticación, pago o comunicación, si el usuario ha utilizado dicha funcionalidad.
KalendGO, como responsable del tratamiento, trata en particular:
7.1. Datos de identificación y de contacto
- nombre y apellidos,
- dirección de correo electrónico,
- número de teléfono,
- datos de acceso (usuario, contraseña en forma cifrada),
- datos de identificación y de contacto de los candidatos a un empleo o a una colaboración facilitados en el marco del proceso de selección.
7.2. Datos de comunicación
- contenido de la correspondencia,
- solicitudes de atención al cliente,
- historial de contacto,
- correspondencia e información facilitada por los candidatos a un empleo o a una colaboración durante el proceso de selección.
7.3. Datos técnicos
- dirección IP,
- datos relativos al dispositivo y al navegador,
- registros del sistema e información sobre la actividad en la aplicación.
8. Destinatarios de los datos
Los datos pueden comunicarse a:
- proveedores de servicios y subcontratistas que colaboran con KalendGO (en particular, proveedores de infraestructura informática y en la nube, servicios de comunicación, analítica, contabilidad, auditoría, servicios jurídicos, de asesoramiento, de marketing y de soporte operativo),
- organismos públicos, cuando así lo exija la normativa legal.
9. Transferencia de datos fuera del EEE
En caso de transferencia de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), KalendGO garantiza que dicha transferencia se realiza únicamente a países respecto de los cuales la Comisión Europea ha declarado un nivel adecuado de protección de los datos personales, o aplicando las garantías adecuadas previstas en el RGPD, en particular las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
10. Plazo de conservación de los datos
El plazo de conservación de los datos personales depende del fin para el que se tratan. KalendGO aplica los siguientes criterios para determinar dicho plazo:
- Ejecución del contrato y gestión de la cuenta: los datos se tratan durante la vigencia del contrato de prestación de servicios y, tras su finalización, durante el plazo necesario para asegurar o reclamar posibles derechos (es decir, hasta la prescripción de las acciones conforme a las disposiciones del Código Civil) y para cumplir las obligaciones legales (p. ej. fiscales, contables).
- Fines técnicos y de seguridad: los datos técnicos y los registros del sistema se conservan durante el tiempo necesario para garantizar la seguridad informática, gestionar el sistema y detectar abusos, pero no más allá del momento en que dejen de ser útiles para dichos fines.
- Fines de marketing: los datos se tratan hasta la retirada del consentimiento o la presentación de una oposición eficaz por parte del usuario.
- Selección de personal: los datos se conservan hasta la finalización del proceso de selección y, en caso de haberse prestado un consentimiento separado para futuros procesos de selección, hasta su retirada, pero no más de 2 años.
- Datos tratados en nombre del empleador: su plazo de conservación resulta del contrato de encargo celebrado con el Cliente y de sus instrucciones.
11. Derechos de los interesados
Las personas cuyos datos son tratados por KalendGO como responsable tienen los siguientes derechos derivados del RGPD:
- Derecho de acceso a los datos – tienes derecho a obtener confirmación de si tratamos tus datos personales y a recibir una copia de los mismos junto con información sobre el modo de tratamiento.
- Derecho de rectificación – tienes derecho a solicitar la corrección de datos personales inexactos o la integración de datos incompletos.
- Derecho de supresión («derecho al olvido») – en determinados casos puedes solicitar la supresión de tus datos personales.
- Derecho a la limitación del tratamiento – tienes derecho a solicitar la limitación temporal del tratamiento de los datos si impugnas su exactitud o su licitud.
- Derecho a la portabilidad de los datos – tienes derecho a recibir tus datos personales en un formato estructurado y de uso común y a transmitirlos a otro responsable.
- Derecho de oposición – tienes derecho a oponerte al tratamiento de datos basado en el interés legítimo del responsable.
- Derecho a retirar el consentimiento – si el tratamiento se basa en el consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.
- Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control – tienes derecho a presentar una reclamación ante el Presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales (ul. Stawki 2, 00-193 Varsovia) si consideras que el tratamiento de los datos infringe las disposiciones del RGPD.
En cuanto a los datos tratados en nombre del empleador, las solicitudes deben dirigirse directamente al empleador como responsable del tratamiento.
Puedes ejercer cualquiera de estos derechos poniéndote en contacto con nosotros por correo electrónico en la dirección: biuro@kalendgo.com
Respondemos a las solicitudes relativas al ejercicio de los derechos anteriores sin dilación indebida y, a más tardar, en el plazo de un mes desde su recepción. Si, en los casos previstos por el RGPD, la tramitación de la solicitud requiere más tiempo, dicho plazo podrá prorrogarse dos meses adicionales, de lo que te informaremos indicando los motivos de la prórroga.
El ejercicio de los derechos de los interesados es, en principio, gratuito, salvo que la solicitud sea manifiestamente infundada o excesiva.
12. Seguridad de los datos
KalendGO aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales, incluidos el cifrado, el control de acceso y la supervisión de la seguridad.
13. Cambios en la Política de Privacidad
La Política de Privacidad puede ser actualizada. Los usuarios serán informados de los cambios sustanciales a través de la plataforma o por correo electrónico.